مدير الدقيقة الواحدة (The One-Minute Manager)

شجعني التفاعل الكبير الذي وجدته على مقالتي السابقة حول التفكير خارج الصندوق ( out of the box ) على كتابة هذه المقالة التي وجدت فيها الفائدة التي أرجو أن تعم و لا أدعي بأنني عالما في الإدارة ولكنني طالب علم ,

أعزائي قراء شام بوست :
شجعني التفاعل الكبير الذي وجدته على مقالتي السابقة حول التفكير خارج الصندوق ( out of the box ) على كتابة هذه المقالة التي وجدت فيها الفائدة التي أرجو أن تعم و لا أدعي بأنني عالما في الإدارة ولكنني طالب علم , تخرجت من كلية الاقتصاد و أتابع تحصيلي العلمي كطالب دراسات عليا – ماجستير إدارة أعمال ( MBA ) و ما أكتبه لكم ليس من ضمن المنهاج الذي ندرسه ولكنه جهود شخصية مما أقرأ.
و موضوع اليوم هو كتاب من تأليف:
(Ken Blanchard and Spencer Johnson)
سوف أحاول كتابة ما أعتقد فيه الفائدة من هذا الكتاب الهام مع التركيز على أهم النقاط من أجل الاستفادة و المتعة معا و تفاديا للملل .
البحث عن فن إدارة الأشخاص
شاب في مقتبل العمر يبحث عن أسرار الإدارة الناجحة و كيفية الوصول لأفضل وصفة لإدارة الأشخاص , و مما سمعه و بحث عنه قام بتقسيم المدراء لعدة أقسام منها (المدير الديمقراطي – المدير السياسي – المدير الصعب المراس) و غيرها , و بينما هو يبحث قام أحد الأشخاص بالإشارة عليه لمقابلة مدير في مدينة قريبة من مدينته و سبب اقتراح مقابلة هذا المدير أنه من المشهور عنه ( حب الناس للعمل في فريقه .(
فقام هذا الشاب بالاتصال بالشركة لعله يستطيع تحديد موعد مع هذا المدير الناجح , و بحسب ما أختبره فأن المدير الناجح دائما مشغول و يصعب الحصول على موعد لسؤاله بضعة الأسئلة و خصوصا إن لم يكن متعلقا بالعمل ذاته.
عند الاتصال ردت على هذا الشاب السكرتيرة الخاصة بالمدير العام و قام بسؤالها عن رغبته بتحديد موعد مع المدير العام لسؤاله بضع الأسئلة عن كيفية إدارته للموظفين .
تفاجئ الشاب بموافقة المدير الفورية , "حدد أي يوم يناسبك في الأسبوع القادم ما عدا يوم الأربعاء" !!
قام الشاب بتحديد أول أيام الأسبوع و ذهب للاجتماع و وليه شك في قدرة هذا المدير أو مدى نجاحه لأنه يملك الكثير من الوقت لموافقته السريعة على منحه وقت المقابلة .
ما أن دخل هذا الشاب لملاقاة المدير حتى بدأ سريعا في شرح ما خلص له من نتائج في بحثه و تقسيماته للمدراء , منهيا هذه المقدمة بسؤال المدير " أي من هؤلاء المدراء أنت ؟ ".
فرد المدير "أنا لا أنتمي لأي من هذه الأصناف و لكني أتبع أسلوب (مدير الدقيقة الواحدة) و الذي علمني إياه أحد مدرائي سابقا و سوف أقوم بتمريره لك إن أحببت ذلك"
تفاجئ الشاب من هذا الصنف الجديد (مدير الدقيقة الواحدة) فلم يسبق له أن سمع به من قبل , بل و حتى أنه لم يفهم ما يعنيه , و لكن فضوله و حبه للاستكشاف جعله يسأل المدير أن يعلمه إياه , فما كان من المدير إلا و قام بكتابة أسماء المدراء المساعدين له و أعطاها للشاب مخبرا إياه أن يقوم بسؤال المدراء المساعدين لكي يشرحوا له هذا المفهوم الجديد في الإدارة.
عندها قام المدير العام من مكانه متوجها للباب بشكل يوحي بأن المقابلة انتهت و لكن الشاب باغت المدير بسؤاله :
"أي من هؤلاء المدراء تفضل أن أبدأ به ؟
" فأجاب المدير "ابدأ بأي شخص شئت".
فأصر الشاب على المدير أن يحدد شخصا ليبدأ به
وعندها أجاب المدير بشكل معاتب " أنا لا أحب أن أكرر كلامي, فهذا قرارك الشخصي فابدأ بأي مدير شئت أو قم بأخذ بحثك بعيدا عن هذا المكان"
تفاجئ الشاب من طريقة معاملة المدير له و مرت لحظة صمت , كسرها المدير العام بمصافحة يد الشاب و مشى معه إلى الباب و قام بالطلب من السكرتيرة بأن تقوم بتحديد مواعيد له مع المدراء المساعدين و قام بتحية الشاب خاتما اللقاء بأنه بانتظار زيارته مرة أخرى بعد الانتهاء من زيارة المساعدين .
بعد أن دخل المدير قامت السكرتيرة بسؤال الشاب باختيار الوقت المناسب له لتحديد الموعد التالي مع المساعد على أن لا يكون يوم الأربعاء , فتفاجئ الشاب و قال لها ليكن الآن مع المعاون الأول و ليكن بعدها مع المعاون الثاني ثم مع السيدة (سارة) المعاون الثالث .
بمجرد دخول الشاب على المعاون الأول و بعد تبادل التحية فيما بينهما بادره المعاون بسؤاله ," أنت هنا لتتعلم عن مدير الدقيقة الواحدة؟"
فرد الشاب بشكل استنكاري "لا تقل لي بأن هذا صحيح أليس كذلك ؟" فرد السيد جون "لا هذا صحيح و سوف أخبرك عن المفتاح الأول لتصبح مدير الدقيقة الواحدة"
المفتاح الأول
أتبع المعاون الأول كلامه قائلا "في كل أسبوع نقوم نحن المدراء المساعدين بالاجتماع مع المدير العام (مدير الدقيقة الواحدة) يوم الأربعاء لنقوم بعرض ومناقشة أهداف الأسبوع القادم , و هذا هو السبب في كوننا لا نستطيع تحديد أي موعد معك في هذا اليوم بالتحديد"
"فقد علمنا مدير الدقيقة الواحدة أهمية وضع الأهداف على أن تكون مكتوبة و واضحة - ومقالتي القادمة ستكون كيف تصنع هدفك
–وعلى أن لا تتعدى ورقة متوسطة لكل هدف ليكون واضحا و يمكن قراءته في دقيقة واحدة و بعد مناقشة هذه الأهداف و التي تكون عادة قد وضعت من قبل كل معاون على حدا - و نمضي باقي الأسبوع في تحقيق هذه الأهداف "
عندها قام الشاب بتسجيل كل ما ذكره المعاون الأول على ورقة ملاحظته الصغيرة و ما أن انتهى حتى قال له المعاون الأول :
"أعلم أنك قد حددت موعدا اليوم مع المعاون الثاني ؟"
فأومئ الشاب برأسه موافقا , فأتبع المعاون الأول كلامه "إذا أذهب المعاون الثاني ليقوم بتعليمك المفتاح الثاني من مفاتيح (مدير الدقيقة الواحدة)" فقام الشاب مودعا المعاون الأول و متجها المعاون الثاني
المفتاح الثاني
بمجرد دخول الشاب وانتهائه من مبادلة التحية مع المعاون الثاني قام المعاون الثاني بسؤاله , "هل أخبرك (المدير العام) عن مفهوم (مدير الدقيقة الواحدة) ؟"
فقال الشاب "نعم" , و أتبع ذلك بسؤاله الاستنكاري , "و لكن لا يوجد شيء اسمه مدير الدقيقة الواحدة أليس كذلك؟"
فأجاب المعاون الثاني "نعم , هو موجود بالفعل و قد علمنا المدير العام بأن نكون جميعا مدراء الدقيقة الواحدة بدورنا " متبعا كلامه " كما علمت بأنك قد زرت المعاون الأول قبل مرورك علي , فبماذا أخبرك؟"
فرد الشاب , بأن ما تعلمه من المعاون الأول هو وجود مفاتيح ثلاثة لتكون مدير الدقيقة الواحدة و كان المفتاح الأول هو (إعداد هدف الدقيقة الواحدة) , عندها قام المعاون الثاني بأخذ زمام الحديث محدثا الشاب , "و الآن سوف أخبرك عن المفتاح الثاني من مفاتيح (مدير الدقيقة الواحدة) "
المفتاح الثاني :
هو أن تقوم بالبحث عن أي صواب ومتابعة أي انجاز يقوم به موظفك مهما كان صغيرا و تقوم بتهنئته و شكره عليه لمدة دقيقة واحدة , و يذكر المعاون الثاني بأنه عندما كان حديث العمل لدى مدير الدقيقة الواحدة كان يأتي ( المدير العام ) إلى مكتبه مسارعا تهنئته و الشد على كتفيه معبرا عن مدى سعادته و فرحه بانجازه
عندها قام الشاب بتسجيل هذه الملاحظات و بحال انتهائه قام المعاون الثاني بمبادرة الشاب بالحديث , " أعلم بأنك سوف تقابل السيدة (سارة) المعاون الثالث اليوم, و هي سوف تخبرك عن المفتاح الثالث لكيفية أن تكون مدير الدقيقة الواحدة"
المفتاح الثالث
عندما انتهى الشاب من مقابلة المعاون الثاني قام بسؤال السكرتيرة بتحديد موعد آخر في يوم لاحق لملاقاة السيدة (سارة) , لأنه لم يعد قادرا على تعلم المزيد
حضر الشاب في اليوم المحدد للموعد الجديد مع السيدة (سارة) لملاقاتها و بمجرد دخوله و تبادل التحية بدء بسؤاله المتكرر "هل فعلا هناك ما يسمى بمدير الدقيقة الواحدة " فردت السيدة سارة "نعم , و جميعنا هنا نعمل بمفهوم مدير الدقيقة الواحدة" , لم يتفاجىء الشاب في هذه المرة كما السابق - فعلى ما يبدو أنه بدأ يقتنع بوجود هذا المفهوم الجديد و خصوصا بأن كل من بهذه الشركة يؤمن به- عندها قام الشاب بسؤال السيدة (سارة) بأن تدله على المفتاح الثالث و الأخير من مفاتيح شخصية مدير الدقيقة الواحدة , فقالت له السيدة (سارة) , "المفتاح الثالث هو أن تكون حاد الطباع و تقوم باصطياد الأخطاء على موظفيك و أن تعاتب موظفيك لمدة دقيقة واحدة على الأخطاء التي قاموا بها"
تفاجئ الشاب من المفتاح الأخير لأنه قد يناقض مفهوم المفتاح الثاني وهو أن تكون ودودا و تحاول دائما أن تجد الأعمال الجيدة التي قام بها موظفيك لتهنئتهم عليها , و بعد أن أتعب رأسه بالتفكير بهذه التناقض , قام الشاب بسؤال السيدة (سارة) "كيف ذلك , و المفتاح الثاني قد ينافي بمفهومه هذا المفتاح" , فردت عليه السيدة سارة , " كلا , هذا لا ينافيه بل هو يكمله , فعندما تكون حديث العهد بالعمل نحاول أن نجد أي شيء تقوم بعمله لتهنئتك عليه و لكن في حال أصبحت خبيرا و قديما بالعمل فأن الأخطاء , تعتبر مشكلة و من المفروض أن يكون النجاح ديدنك الدائم , و عليه فأن مدير الدقيقة الواحدة يقوم بالحضور في أقرب وقت إليك من وقوع الخطأ ليقوم بمعاتبة تصرفك الذي جعلك تخطيء و ليس شخصك و بعدها يقوم بإرشادك إلى الطريق الصحيح و يقوم باختتام العتاب بطريقة لا تجعلك مستاء من نفسك" فرد الشاب نعم فلقد اختبرت العتاب بالمرة السابقة" فضحكت السيدة (سارة) قائلة " لا تكن قد طلبت منه أن يعيد كلامه؟"
فرد الشاب "نعم هو كذلك" فردت عليه "هذا الشعور الغير مريح هو ما يجعلنا نقلع عن ارتكاب الأخطاء"
العودة للمدير العام
قام الشاب بتسجيل كل الملاحظات اللازمة لما قالته السيدة (سارة) و عاد متجها إلى مكتب المدير العام ( مدير الدقيقة الواحدة) , و عند مقابلته سأله المدير عن ما إذا تعلم شيئا خلال هذه الفترة , فقام الشاب بذكر الملخص النهائي الذي وصل إليه من مقابلة معاوني المدير العام ,
"لتكون مدير الدقيقة الواحدة عليك أن تقوم بوضع خطط و أهداف سهلة يمكن قراءتها في دقيقة , و من ثم عليك أن تقوم بالبحث عن الأشياء الجيدة التي قام بها الموظفين لتهنئهم عليه لمدة دقيقة , ثم عليك أن تصطاد أخطاء الموظفين لتقوم بمعاتبتهم على تصرفهم لمدة دقيقة " فرد الرجل العجوز " نعم هذه هي المفاتيح الثلاثة , و أنا بانتظار أي أسئلة منك" .
فقام الشاب بسؤاله " هل كل ما تقوم به يستغرق فقط دقيقة واحدة؟" فأجاب المدير " بالطبع لا فقد تستغرق دقيقتين أو ثلاث أو أكثر و لكن المهم أن ما يتم انجازه - يتم انجازه بسرعة على مبدأ الدقيقة الواحدة"
فأتبع الشاب الحديث قائلا " مما أراه أن هذه المفاتيح ذات فعالية و لكني أود أن تخبرني عن سر نجاحها"
فرد المدير " الكثير من المدراء في الشركات الأخرى يعتقدون بأن الموظفين يعلمون كل شيء لينجحوا في عملهم , و إن هناك بديهيات لا بد للموظف أن يعلمها و هنا يكمن الخطأ , فكثير من الموظفين يمشون كالعميان وسط الظلام و لا يعرفون الطريق الصحيح , لذلك لا بد من وضع أهداف و واضحة ليمشي عليها الموظف و ليعرف طريقه , و بعد أن يقوم بانجاز هذا الهدف - لا بد من قياس الأداء و معرفة كيفية الانجاز, فإن كان الموظف حديث العهد فإننا نقوم بمحاولة البحث عن أي شيء جيد قام به لنهنئه عليه .
فعلى سبيل المثال لا يمكنك أن تجبر طفلك الصغير على قول ( أريد كوبا من الماء) مرة واحدة , لكي يشرب , ففي البداية قد يقول كلمة (مبو) و قد لا يقولها بشكل صحيح , و مع ذلك فأنت تهنئه عليها و لعلك تتراقص فرحا بما أنجزه , و تقوم بإعطائه الماء و بعد فترة تبدأ في تعليمه كلمة (أريد) و هكذا حتى يتقن الكلام, و لكن ماذا لو أصبح هذا الطفل كبيرا و طلب الماء بقول (مبو) فأنت سوف تعاتبه و تخبره بأنها (ماء) "
و ما أن أنهى المدير حديثه مع الشاب إلا و أشار عليه بأنه قد أصبح شخصا مناسب للعمل في الشركة .
فرد الشاب: " هل تريديني أن أعمل لديك؟ "
رد المدير : لا - في الشركة لا نعمل لدى أحد فنحن جميعا نعمل لأنفسنا في سبيل إنجاح عمل الشركة .
و هنا أنهى الشاب هذه المقابلة بموافقته للعمل مع هذه الشركة لاكتساب المزيد من الخبرات
النهاية
أعجبتني القصة و الحكم التي فيها و لعلي أحاول تجربتها في حياتي العملية و اليومية , فماذا عنكم؟
رابط : http://www.cham-post.com/news/2401.html

عنوان التعليق*:

اسم الكاتب*:

نص التعليق*: